La dématérialisation des marchés publics
Depuis le 1er janvier 2005, il n’est plus possible aux personnes publiques de refuser une offre envoyée électroniquement par une entreprise candidate. Mais la dématérialisation qui ne se limite pas seulement à l’article 56 et à la réception des plis, suscite encore beaucoup de questionnements.
- Quelles sont les précisions à
insérer dans les pièces du marché sur la dématérialisation
? A toutes ces interrogations, et à bien d’autres, trois experts ont répondu, en direct le 27 janvier 2005 de 10h30 à 12h : Marie-José Palasz, chef de service à la direction des affaires juridiques du ministère des Finances, a coordonné le vademecum sur la dématérialisation des marchés publics, publié en collaboration avec l’ADAE (Agence pour le développement de l'administration électronique). Jean-Luc Genay, du bureau de la réglementation générale de la direction des affaires juridiques du ministère des Finance. Dimitri Mouton, directeur de programme (dématérialisation et sécurité) chez achatpublic.com, est ingénieur en télécommunications, spécialiste de sécurité informatique et réseaux. Anciennement chez France Télécom R &D;, il a participé à des projets comme la mise en place du projet TéléTva du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie. |
La lecture combiné de l'article 56 du CMP, du décret
du 30 avril 2002 et du vade-mecum laisse à penser que toutes les procédures
formalisées sont à dématérialiser exceptées
celles relevant des article 28 et 30. Autrement dit, un marché négocié
avec publicité (art.35 du CMP) d'un montant de 60 000 €HT est à
dématérialiser. Etes-vous d'accord ?
Un marché d'un montant de 60 000 euros HT passé
suivant une procédure adaptée peut être dématérialisé
mais n'entre pas dans le champ d'application de l'article 56. Si on recourt
à une procédure formalisée (article 35 ), l'article 56
est applicable.
Interprétez-vous l'article 3 al. 3 du décret
du 30/04/02 (" Ils mettent en place des procédures permettant à
la personne responsable du marché de s'assurer que les candidatures et
les offres sont signées et transmises par la personne habilitée
") comme une transmission obligatoire des pouvoirs du signataire ?
Le signataire doit justifier de sa capacité à
engager la société.
Bonjour, doit-on lister tous les formats acceptés
par la personne publique ou peut-on simplement demander "des formats suffisamment
génériques" ?
Il est nécessaire de lister les formats acceptés
par la personne publique - le nom des logiciels bureautiques et le numéro
de version permettront d'éviter toute ambiguïté.
Peut-on ne demander que du PDF. Les entreprises peuvent
elles signer du PDF ?
Se limiter à demander un seul format pourrait entraîner
une restriction de la concurrence.
Le format PDF peut être signé comme tout autre format, le mécanisme et la validité de la signature électronique étant totalement indépendants du format du fichier signé.
Le format PDF peut être signé comme tout autre format, le mécanisme et la validité de la signature électronique étant totalement indépendants du format du fichier signé.
Bonjour, lors de notre réponse à un AO, faut-il
transformer en format PDF les éléments de notre réponse
? Ou un fichier Word suffit-il ?
Les documents doivent parvenir dans les formats demandés
par l'acheteur.
Nous possédons une signature électronique
de classe 3, le fait est que le MINEFI a statué sur un niveau 2, aurons-nous
des soucis lors de nos réponses marchés ?
L'entreprise doit vérifier que la plateforme accepte
le certificat dont elle dispose.
La dématérialisation des marchés publics
doit favoriser la concurrence au niveau européen, comment doit réagir
la collectivité quand elle recevra des offres signées avec une
AC étrangère en l'absence de tout référencement
officiel des AC communautaires ? Ce type de référencement est-il
prévu dans le futur ?
Madame Palasz - A ce jour, en l'absence de référencement
officiel des AC communautaires, le candidat doit s'assurer que la plateforme
accepte le certificat dont il dispose. A défaut il devra utiliser la
procédure papier.
Doit-on mentionner l'antivirus dans le Règlement
de Consultation ?
Mme Palasz - Oui.
Peut-on retraiter des offres ayant un virus ?
Il appartient à la CAO d'apprécier la nécessité
d'appliquer un traitement antivirus curatif. A défaut l'offre sera réputée
non reçue.
Dimitri Mouton : Attention ! Si une signature électronique est attachée à un fichier et que le nettoyage antivirus modifie ce fichier, la signature du document nettoyé ne sera pas valide. Il faut donc, dans le cas où ce choix est fait, vérifier la signature avant de passer l'antivirus.
Dimitri Mouton : Attention ! Si une signature électronique est attachée à un fichier et que le nettoyage antivirus modifie ce fichier, la signature du document nettoyé ne sera pas valide. Il faut donc, dans le cas où ce choix est fait, vérifier la signature avant de passer l'antivirus.
Au niveau de la candidature, la PRM qui constate un virus
peut-elle appliquer en l'espèce l'article 52 1er alinéa du code
? Doit-on lister tous les certificats acceptés par la plate-forme dans
le RC ?
Mme Palasz - Oui. La liste des certificats doit être
disponible pour les candidats potentiels.
L'authenticité des informations transmises au nom
des membres d'un groupement d'entreprises exigée à l'art 9 du
décret doit-elle se traduire techniquement par la transmission du certificat
électronique (et donc également de la signature électronique
de l'offre, notamment) du seul mandataire ?
Mme Palasz - Oui.
Bonjour, si le DCE est téléchargeable sur
un site, peut-on demander une version sur CDROM compte tenu de la taille des
documents ?
Mme Palasz - Oui si l'acheteur a prévu cette
possibilité.
Les éléments de réponses de notre AO,
s'ils sont scannés doivent-ils impérativement être signés
? Si oui, cela à pour conséquence de scanner à chaque réponse
marché, très lourd !
Il est possible de transmettre des 'scans' de documents papier,
à condition d'effectuer une signature électronique sur le fichier
résultant du 'scan'.
Toutefois, il peut être plus pratique d'envoyer directement des documents bureautiques (également signés électroniquement) plutôt que des scans.
Toutefois, il peut être plus pratique d'envoyer directement des documents bureautiques (également signés électroniquement) plutôt que des scans.
Nos fichiers 'offres de prix' sont en point CRY (fichiers
cryptés), avec les problème de virus, risque-t-on d'avoir des
problèmes ?
La collectivité publique passera l'antivirus sur les
fichiers en clair, après déchiffrement (décryptage).
Y a-t-il des mentions légales à indiquer dans
l'AAPC concernant la dématérialisation ?
Mme Palasz - Oui les mentions nécessaires sont
précisées dans le décret du 30 avril 2002, notamment dans
son article 2.
Sur le plan technique, est-il possible de signer électroniquement
et chiffrer une offre stockée sur un Cd-rom ? Les exigences habituelles
d'intégrité, de confidentialité et d'authenticité
sont-elles garanties au même titre qu'une transmission "on line"
?
Un CD-ROM peut contenir des informations signées
et chiffrées.
La transmission de CD-ROM n'entre pas dans le cadre de la dématérialisation mais s'apparente à une réponse sur support physique au même titre que les réponses papier.
La transmission de CD-ROM n'entre pas dans le cadre de la dématérialisation mais s'apparente à une réponse sur support physique au même titre que les réponses papier.
Nous répondons chaque jour à de nombreux
appels d'offres. A qui dois-je m'adresser pour obtenir ma signature électronique
? Quel organisme délivre les signatures ? Quelles pièces faut-il
produire ?
Il faut acquérir un certificat de signature électronique
auprès d'une Autorité de Certification désignée
dans le RC. Les pièces à fournir et les délais dépendent
de l'Autorité de Certification choisie.
Quand doit-on re-matérialiser l'offre du candidat?
Après l'avoir signé électroniquement ou avant ?
Mme Palasz - Si la personne publique doit re-matérialiser,
elle peut le faire à tout moment après réception des
offres.
Que doit-on faire si l'on reçoit deux offres (l'une
électronique et l'autre papier) d'une même entreprise (problème
d'horodatage, les références horaires ne sont pas les mêmes)
?
Mme Palasz - Les deux offres sont éliminées.
Je suis une entreprise et j'envisage de passer un contrat
avec un prestataire de service qui nous autorise à être notre
propre autorité d'enregistrement, une personne précisément
identifiée au sein de l'entreprise distribuant les clés qui
serviront à signer les offres, est-ce légal ?
La Politique de Certification d'une Autorité de
Certification décrit ses pratiques. L'enregistrement délégué
est une pratique courante.
L'important est de vérifier que votre Autorité de Certification est reconnue par les collectivités publiques aux consultations desquelles vous souhaitez répondre.
L'important est de vérifier que votre Autorité de Certification est reconnue par les collectivités publiques aux consultations desquelles vous souhaitez répondre.
Est-il nécessaire de lister les autorités
de certifications acceptées par la collectivité dans un appel
d'offres européen dématérialisé ?
Mme Palasz - Oui
N'est -il pas de bonne administration d'accepter les certificats
déjà validés par le MINEFI ?
Mme Palasz - Oui pour les certificats référencés
par le MINEFI.
La collectivité peut-elle auto générer
ses propres signatures en PKI et ainsi les distribuer aux soumissionnaires
gratuitement. Ces signatures auront-elles une validité en cas de contentieux
?
La collectivité publique a la possibilité
d'émettre des certificats dans la mesure où l'obtention d'un
tel certificat ne crée pas de discrimination.
En cas de contentieux, il appartiendra à la collectivité publique d'apporter les preuves de la validité des signatures.
En cas de contentieux, il appartiendra à la collectivité publique d'apporter les preuves de la validité des signatures.
Notre organisme vient de mettre en ligne ses dossiers
de consultation sur internet. Je souhaite savoir dans quelles conditions un
dispositif d'alerte électronique des entreprises peut être mis
en place.
Dès lors que les formalités de publicité
ont été accomplies, et à condition que l'inscription
des entreprises à la liste de diffusion soit libre et gratuite, rien
ne s'y oppose.
Quelle forme doivent emprunter les réponses des
candidats aux demandes d'informations complémentaires de l'art 52 CMP
et demandes de précisions de l'art 59 CMP de l'administration lorsque
le pli a été transmis par voie électronique (le vade-mecum
reste silencieux sur ce point) ?
Mme Palasz - La forme est libre.
Les documents de réponses doivent-il impérativement
être datés ? Si oui, les documents administratifs peuvent-ils
être envoyés en fichier Word (document modifiable !)
La date inscrite dans le document ne vaudra pas date de
réception.
Nous possédons une signature électronique
en clef USB, pouvons-nous l'utiliser sur tous les PC de notre service ?
Vous pouvez l'employer sur tous les PC de votre service
disposant d'un port USB et sur lesquels vous avez installé le logiciel
d'exploitation de cette clef.
La re-matérialisation peut donc se faire sur support
papier à l'aide de l'offre électronique ou l'entreprise doit-elle
reprendre un cadre vierge d'un acte d'engagement et le remplir à l'identique
de son offre électronique ?
S'il y a re-matérialisation, cela doit être
du fait de la personne publique uniquement.
Comment se déroule la transmission au contrôle
de légalité. Faut-il obtenir un certificat administratif ? Pour
quand est prévu le projet Acte ?
Le projet Acte mené par le ministère de l'intérieur
prévoit la transmission électronique au contrôle de légalité.
L'expérimentation actuellement en cours doit être étendue
sur plusieurs départements dans l'année 2005.
Sur le plan technique, comment gérer, de manière
générale, le déchiffrement du pli lorsque le porteur
du certificat (exple le pdt de la CAO pour l'ouverture de l'offre) est absent
le jour fixé pour ce déchiffrement ? Le déchiffrement
est-il possible ?
Il est prudent de prévoir que les plis puissent
être déchiffrés par plusieurs personnes physiques, pour
éviter ce genre de désagrément. Sans quoi, il faudra
attendre le retour du porteur du certificat de chiffrement.
De manière à permettre à plusieurs personnes de disposer d'un certificat de déchiffrement, il faut conditionner l'ouverture des plis non à la seule possession de ce certificat, mais également à l'attribution d'un droit au sein de la procédure dématérialisée - ainsi, si le président de CAO initialement prévu est absent, il suffira de désigner un autre intervenant pour jouer ce rôle.
Cela sera d'autant plus facile si les certificats de déchiffrement ne sont pas nominatifs mais propres à la collectivité publique.
De manière à permettre à plusieurs personnes de disposer d'un certificat de déchiffrement, il faut conditionner l'ouverture des plis non à la seule possession de ce certificat, mais également à l'attribution d'un droit au sein de la procédure dématérialisée - ainsi, si le président de CAO initialement prévu est absent, il suffira de désigner un autre intervenant pour jouer ce rôle.
Cela sera d'autant plus facile si les certificats de déchiffrement ne sont pas nominatifs mais propres à la collectivité publique.
Lors du lancement d'une procédure de marché
négocié, l'obligation de dématérialisation porte
sur la réception des offres uniquement ou sur la réception des
candidatures également ? Faut-il le spécifier dans l'AAPC ?
Madame Palasz - L'obligation de dématérialisation
porte sur la réception des candidatures et des offres. L'AAPC doit
préciser les modalités de réception.
Concrètement la re-matérialisation s'effectue
comment ??
Si la personne publique doit re-matérialiser un
acte d'engagement signé électroniquement par l'entreprise, elle
imprime cet acte d'engagement et atteste pour l'exécution et les contrôles
que la signature a été réalisée de manière
électronique et que sa validité a été vérifiée.
Est-il prévu de modifier le décret du 30/04/02
? Notamment pour supprimer la référence à la mise en
concurrence simplifiée ou pour prendre en compte les dispositions européennes
? Si oui, quand cela est-il prévu ?
Mme Palasz - La transposition des directives du
31 mars 2004 doit être effectuée avant le 31 janvier 2006; c'est
à cette occasion que seront revus les textes relatifs à la dématérialisation.
Dans le cadre d'une réponse dématérialisée
à un marché formalisé, les signatures électroniques
doivent-elle être obligatoirement horodatée ou une simple signature
sans horodatage est suffisante ?
Une signature électronique doit être vérifiable
a posteriori. Cela nécessite de vérifier a posteriori que le
certificat du signataire était valide au moment où il a réalisé
sa signature. En effet, ce certificat peut devenir invalide par la suite sans
que la signature elle-même perde sa validité.
Ainsi, il faut, pour vérifier une signature électronique, connaître précisément la date à laquelle elle a été réalisée. Cela se fait par l'inclusion d'un horodatage dans la signature..
Ainsi, il faut, pour vérifier une signature électronique, connaître précisément la date à laquelle elle a été réalisée. Cela se fait par l'inclusion d'un horodatage dans la signature..
Le décret du 30/04/02 permet à la personne
publique de refuser la transmission des offres par support physique électronique,
l'art 56 du CMP dispose qu'il n'y a pas d'obstacle au support électronique.
Peut-on, par conséquent, réellement interdire dans le RC la
transmission de CDROM ... ?
Mme Palasz - La personne publique peut choisir de
refuser le support physique électronique.
Lorsque le double envoi de l'art 4 du décret est
prévu , si l'offre volumineuse arrive dans un délai supérieur
à 24 heures mais que cette offre volumineuse arrive quand même
avant la date limite de remise des offres (générales), indiquée
dans le RC, faut-il écarter l'offre électronique ?
Mme Palasz - L'offre arrivée dans un délai
supérieur de 24H00 doit être écartée.
Concernant les avis de publicité (Etat et Collectivités
locales), est-il prévu un moyen pour fédérer tous les
avis compte tenu de la disparité des sites ? Les entreprises n'ayant
pas forcément une liste exhaustive des sites.
Mme Palasz - A ce jour, en dehors du BOAMP aucun
dispositif n'a été mis en oeuvre par les pouvoirs publics.
Dans une procédure de concours, comment peut-on
gérer l'anonymat des offres dématérialisées (les
offres papier sont réceptionnées par huissier) ?
C'est à la PRM de s'assurer que l'anonymat est préservé
vis-à-vis du jury. !
Les directives européennes 2004 accordent aux pouvoirs
adjudicateurs une liberté de choix des moyens de communication à
mettre en oeuvre dans leurs procédures d'achat, ne pensez-vous pas
que l'art 56 du CMP heurte (de manière indirecte) ce principe même
s'il participe au développement de l'usage des TIC ?
Mme Palasz - Non, l'entreprise a le choix de transmettre
sa candidature ou son offre par voie papier ou par voie électronique.
Une entreprise doit-elle effectuer un travail de référencement
auprès des collectivités de manière à pouvoir
être notifiée lors d'un avis pouvant la concerner ?
Mme Palasz - Les collectivités peuvent permettre
aux entreprises de s'inscrire à des listes de diffusion des avis publiés.
Au niveau de la classification des AO, tous les sites
n'utilisent pas la même classification. Cela augmente un peu plus les
recherches que peuvent effectuer les entreprises. Y aura-t-il, à terme,
l'obligation, d'utiliser le CPV ?
Mme Palasz - Les directives du 31 mars 2004 rendent
obligatoire l'emploi du CPV; cette obligation sera reprise en droit interne
lors de la transposition.
Bonjour, les collectivités sont-elles tenues d'insérer
dans leurs avis de publicité les modalités de réponse
par voie électronique ? Sachant que j'observe des avis sans référence
à ce sujet et d'autres ayant des références du genre
- Remise des offres - "avec AR ou dépôt contre récépissé
à l'adresse postale de la Mairie" - est-ce réglementaire
?
Mme Palasz - Oui.
Sur le plan technique, comment préserver l'identité
entre les documents électroniques transmis par les candidats et ceux
téléchargés puis déchiffrés et traités
par l'Administration ?
Deux mécanismes le permettent :
- la signature électronique des pièces
- le cas échéant, le dépôt préalable d'une empreinte récapitulative du contenu du pli
- la signature électronique des pièces
- le cas échéant, le dépôt préalable d'une empreinte récapitulative du contenu du pli
Doit-on tout signer électroniquement ?
Il faut signer a minima les pièces dont la signature
a été demandée par la personne publique.
Peut-on limiter le volume de réception des offres
si cette limitation est mentionnée dans le RC ?
Dans la mesure où cela ne devient pas discriminant,
le RC peut imposer des limites de volume.
Imaginons une collectivité locale (ex. - commune
de 2500 habitants en zone rurale) qui a fait paraître un avis d'appel
public à la concurrence le 20 janvier 2005, pour le réaménagement
de la place de la mairie, par AOO en omettant toute disposition relative à
la dématérialisation des procédures. Que risque-t-elle
?
Au-delà du cadre juridique pur, pensez-vous que des 'candidats potentiels' (en marchés de travaux, ce sont le plus souvent des entreprises ayant une agence dans la "région" qui soumissionnent) seront susceptibles d'attaquer des marchés de ce type (mise en oeuvre de l'art. 56 CMP et textes complémentaires) ?
Au-delà du cadre juridique pur, pensez-vous que des 'candidats potentiels' (en marchés de travaux, ce sont le plus souvent des entreprises ayant une agence dans la "région" qui soumissionnent) seront susceptibles d'attaquer des marchés de ce type (mise en oeuvre de l'art. 56 CMP et textes complémentaires) ?
Madame Palasz - La personne publique est tenue à
compter du 1er janvier 2005 d'être à même de recevoir par
voie électronique les candidatures et les offres concernant des marchés
formalisés. Le risque est l'annulation de la procédure.
Pensez-vous que la production du journal des évènements
puisse être produit à titre de preuve par l'Administration en
cas de contentieux éventuel ? Pensez-vous réellement que ce
document peut être une preuve fiable ?
Mme Palasz - Oui
Concernant les mentions liées à la dématérialisation,
peut-on ne pas les inscrire dans l'avis et renvoyer au RC ?
Mme Palasz - Le décret du 30 avril 2002 notamment
l'article 2 précise les mentions qui doivent figurer dans l'avis et
celles qui peuvent être renvoyées au RC.
Pourriez-vous nous rappeler ce qu'il advient d'un marché
remis par voie dématérialisée lorsqu'il est attribué
- re-matérialisation, signature manuscrite du candidat, transmission
aux organes de contrôle et de paiement par la voie "classique"
(dans la mesure où la collectivité n'est pas dans le ressort
d'une Préfecture et d'une Trésorerie pilotes en matière
de dématérialisation) ?
Le vade-mecum en ligne précise les modalités
de transmission aux organes de contrôle et de paiement.
Pour les trésoreries, des contacts peuvent être pris localement pour préciser lesdites modalités.
Pour les trésoreries, des contacts peuvent être pris localement pour préciser lesdites modalités.
Extrait notice JOUE (Idem BOAMP) : La liste exhaustive
des formats autorisés pour la transmission électronique des
plis (ex. - " Word version 97 ", " Excel version 98 ",
etc.) = rejet d'une offre version différente ? Non conformité
document format .doc généré par autre progiciel bureautique
? Sauf erreur un format correspond à .doc. .xls .pdf, ... et non au
nom du progiciel le générant - A la lecture de la presse, ce
problème de formalisme dans les AAPC fait l'objet de référés
précontractuels... ?
Cette question a déjà été abordée
au cours du dialogue et nous y avons répondu.
