Si certains attendent le 31 décembre 2004 pour se préoccuper de la dématérialisation de leurs marchés, la Caisse des dépôts et des consignations a choisi depuis longtemps d’anticiper plutôt que de subir. Dès la sortie du décret à la fin avril 2002, elle réfléchit au sujet, invite plusieurs acteurs publics à phosphorer sur le dossier, et de réunions en réunions, prend le pari d’initier une plate-forme en collaboration avec l’éditeur de progiciels Trace et France Telecom. Le beau bébé, né au printemps dernier, est baptisé www.achap.com . Dès sa conception, la vocation de l’enfant est toute tracée : tester en grandeur nature tous les aspects (procédures juridiques, capacité technique) de la publication électronique des dossiers de consultation - les fameux DCE - et surtout de la remise des offres des entreprises par voie numérique, que les organismes publics ne pourront pas refuser à compter du 1er janvier 2005 en l’état actuel de la réglementation. Une « salle des consultations » offre ainsi aux administrations volontaires la possibilité de diffuser sur le Web leurs documents (textes des avis, pièces des règlements de consultation et des DCE, précisions sur les DCE et réponses aux questions posées par les soumissionnaires). Les fournisseurs ont, de leur côté, la latitude de prendre connaissance des avis et consultations publiés dans la salle, de télécharger le RC et/ou le DCE, de déposer leurs candidatures et offres, de prendre connaissance des précisions relatives à un DCE ou de vérifier dans le registre que leurs propositions ont bien été enregistrées. Point extrêmement sensible, la sécurité a été particulièrement soignée. Tous les flux sont protégés, les documents signés électroniquement, les intervenants authentifiés, les réponses transmises en deux temps (cachet puis pli) horodatées. Les entreprises sont obligées, si elles veulent dépasser le stade de la simple curiosité, de s’équiper d’un certificat agréé Télé TVA (lire l’article sur les pré requis).

Non nova, sed nove

Achap.com n’a pas été développée en opposition aux us et coutumes. Si la plate-forme s’est calée aux pratiques papier, elle a toutefois distingué deux métiers : «l’acheteur» qui constitue les pièces du dossier, et «l’huissier», en théorie un autre agent, qui vérifie les documents, autorise leur mise en ligne, puis réceptionne les offres. Au mois d’avril, le ruban est coupé : le premier organisme à dégainer est le conseil général de la Moselle qui pousse le vice jusqu’à sa commission d’appel d’offres (lire l’article sur la CAO dématérialisée). A sa suite, la Caisse des dépôts et consignations, ainsi que d’autres départements font acte de candidature. Les uns déjà rompus à la dématérialisation comme l’Oise, les autres un peu moins à l’image de la Côte d’Or, de l’Isère ou de la Meuse. Personne n’a voulu rater une belle occasion à si peu de frais. La « participation» se limite à 7000 euros pour le premier marché, et seulement  2000 euros pour une deuxième opération (1), en raison de la prise en charge de l’investissement initial par la CDC. Un coût modique étant donné le budget qu’il aurait fallu consacrer, dans chaque entité, pour réaliser un support équivalent. De la Meuse qui a souhaité «tester la fiabilité du produit» à l’Isère, soucieuse de «faire un galop d’essai» le son de cloche est identique. «Cela nous a permis de mesurer les pré requis fonctionnels, de bien valider les concepts de la dématérialisation sans nous engager, avant de prendre une décision importante dans le futur : développer notre plate-forme en interne ou faire appel à un prestataire extérieur», résume parfaitement Elisabeth Scarpa, responsable du service des achats et de la commande publique en Moselle.

Les marchés informatiques prisés

Dans la plupart des cas, les volontaires ont opté pour des marchés informatiques, estimant que les fournisseurs seraient plus réceptifs, plus aguerris face à la numérisation des échanges. C’est le cas en Moselle avec un appel d’offres européen pour la consolidation de ses systèmes Unix, mais aussi dans la Meuse qui a prévu de lancer sa consultation cet été. « Le choix a été dicté pour une raison précise : multiplier les chances d’obtenir des dépôts par voie électronique, confie Olivier Amps, pilote du projet meusien. «La première difficulté résidait dans le choix d’un marché pertinent. On partait du principe que les prestataires informatiques étaient prédisposés à utiliser Internet», corrobore Mathieu Heintz, chef de projet dans l’Isère. Bien souvent, persuader les services d’engager un test sur un marché de travaux constituait une gageure. Le défi herculéen n’a pourtant pas arrêté Anne-Marie Michelot, responsable des achats-marchés à la CDC. Convaincue comme toute son équipe des bienfaits de la dématérialisation, elle a empoigné son bâton de pèlerin pour convaincre ses collègues d’oser. Résultat, trois des quatre marchés passés entre mai et juillet ont concerné des travaux, qu’il s’agisse de remplacer des châssis vitrés, de remettre aux normes des réseaux de distribution d’eau d’immeubles, ou de modifier des réseaux de climatisation. Certes, la mise en ligne de certains DCE très volumineux (l’un d’entre eux comprenait une centaine de plans et un cahier des clauses techniques particulières de 700 pages !) n’a pas été de tout repos, mais la CDC a prouvé par l’exemple que l’opération était réalisable.

Satisfaction générale

Le satisfecit est général chez ceux qui ont déjà employé l’outil. « Désormais, on sait que techniquement c’est possible. C’est même très simple d’utilisation », assure Elisabeth Scarpa. Une mention « bien » que l’on doit attribuer à la fructueuse collaboration entre la direction des nouvelles technologies et le service achats-marchés de la CDC qui a passé la plate-forme au peigne fin avant sa mise à l’eau. «Nous avons fait remonter tous les problèmes, en recherchant la moindre petite bête », confirme Anne-Marie Michelot.  De l’avis des personnes interrogées, les obstacles seraient surtout organisationnels. La dichotomie acheteur/huissier ne colle pas forcément à la réalité. « La plate-forme telle qu’elle est conçue provoque un goulot d’étranglement pour l’huissier. Chez nous, dans la réalité, il ne gère ni la publication des DCE, ni le registre des retraits», témoigne Marie-Antoinette Blondel, responsable de l’expertise et de la rédaction des marchés au conseil général de l’Isère. Laquelle s’interroge aussi sur la pertinence des retraits anonymes des DCE qui ne permettent pas d’informer les possibles candidats des modifications apportées. « C’est vrai que le processus est un peu lourd, pour autant cela nous a incité à réfléchir. Ce droit de regard sur les DCE avant l’ouverture de la salle permet un double contrôle », note de son côté Elisabeth Scarpa, qui se soucie plutôt de l’absence de suppléance, en cas d’empêchement de l’acheteur ou de l’huissier.

Peu de réponses en ligne

En face, les entreprises, sondées notamment par la Moselle, applaudissent des deux mains, louant le gain de temps et d’argent, et se disent prêtes à recommencer. Si le téléchargement des DCE, facteur de rapidité, emporte leurs suffrages, la réponse transmise par mél demeure l’exception (lire l’encadré sur les statistiques du site). A la Caisse des dépôts, pour l’instant aucune offre n’est parvenue par voie électronique. Pas découragé pour autant, le service achats-marchés mène actuellement l’enquête afin en savoir plus sur les causes de cet insuccès. Un questionnaire a été systématiquement transmis aux sociétés qui s’étaient déclarées lors du téléchargement du DCE. Bien que l’analyse ne soit pas définitive, on peut déjà se faire une petite idée des barrières. La peur de « mal faire », les inconnues liées à la nouveauté refroidissent, de même que l’angoisse de voir son offre connue de la concurrence, suite à un « faire suivre » accidentel ou mal intentionné. La délégation de signature cause aussi des soucis dans le secteur privé. Car la personne qui répond au marché n’est pas forcément celle qui possède le droit d’engager son entreprise. Enfin les démarches et les délais de délivrance d’un certificat électronique freinent incontestablement les ardeurs des plus courageux. Un handicap qu’il faudra solutionner au plus vite si l’on ne veut pas cantonner, en France, la dématérialisation des marchés publics à l’état embryonnaire.

(1) Il est possible de passer 5 marchés supplémentaires pour 2000 euros de plus.

© Jean-Marc Binot, Achatpublic.com, 01/08/2003