C’est une première en France. Mais l’initiative fera peut-être des émules. Depuis la fin du mois de mars, les entreprises de Bourgogne, souhaitant soumissionner à un marché public, ont à leur disposition un formulaire de candidature original. Limité à 8 pages, ce formulaire a été confectionné spécialement par le service des marchés publics du conseil régional, qui a consulté avant son parachèvement, l’avis de la majorité des présidents de commission d’appels d’offres de la région et les grandes fédérations professionnelles, du bâtiment notamment (Fédération française du bâtiment, Fédération nationale des travaux publics, Ordre national des architectes et chambres consulaires). Plus clair, plus compréhensible et plus complet que le DC5 proposé par les services du ministère des finances, ce document a été créé pour mettre toutes les chances possibles du côté des entreprises candidates à un marché. « Trop souvent encore, les sociétés omettent de joindre certaines références qui sont pourtant indispensables pour être retenu à un appel d’offres. Nous sommes alors obligés de les recaler d’office alors qu’elles ont fait de leur mieux pour élaborer leur dossier », déplore Florence Trinh, directrice du service des marchés publics de la région Bourgogne et initiatrice de cette opération.

10% des offres éliminées pour des documents non conformes
 
Depuis l’application du « nouveau » code, le service des marchés publics a comptabilisé en moyenne 10% de dossiers écartés sur une année pour cause de documents non conformes au règlement. Un chiffre trop élevé aux yeux de Florence Trinh qui n’a pas constaté d’amélioration depuis la sortie du nouveau modèle DC5 en décembre dernier. La situation est d’ailleurs paradoxale, remarque-t-elle, car les entreprises ont tendance à déposer des dossiers de plus en plus épais, cumulant tous les renseignements possibles et inimaginables, pour éviter d’être mises de côté. Cela ne suffit pas pour autant. Certaines oublient malgré tout de préciser dans leur dossier certaines informations incontournables et se font évincer. Selon Florence Trinh, le nœud du problème vient des documents à joindre au DC5 dans lesquels les candidats doivent indiquer leurs références professionnelles : « il arrive que des entreprises oublient d’y préciser à quelle date ou pour quel montant les prestations de référence ont été réalisées. Or, sans date, il est impossible pour un maître d’ouvrage de sélectionner un candidat », explique-t-elle. Ainsi, voilà plus d’un mois, le conseil régional s’est vu dans l’obligation d’écarter une société pour cette raison. « Dans le cadre d’un marché de renouvellement de parc informatique, le candidat nous a transmis un dossier très intéressant, avec moult détails sur l’organisation de la société, sur sa prestation de services qui incluait, par exemple, le recyclage des cartouches d’imprimantes, etc. Malheureusement, les principales références données par le candidat sur ses dernières réalisations n’indiquaient aucune date ».

L’idée de créer un formulaire plus pédagogique a donc fait son chemin… D’emblée, raconte Florence Trinh, cette initiative a séduit les élus locaux de Bourgogne. De fait, elle a été fortement soutenue par Jean-Pierre Soisson, le président du conseil régional, et René Delatte, conseiller régional, maire de la ville de Sainte-Apollinaire et président de commission d’appel d’offres (CAO) de la région. Une première mouture du document, conçue par le service des marchés publics, a d’abord été expérimentée au sein de la collectivité territoriale. René Delatte s’est ensuite chargé de faire envoyer par courrier le document aux quelques 3 000 collectivités et établissements publics pour que chacun y travaille et apporte ses suggestions d’amélioration. Les grandes fédérations professionnelles ainsi que les entreprises qui travaillent avec les collectivités de Bourgogne ont également reçu le document. « Les antennes locales de la Fédération nationale des travaux publics (FNTP) et de la Fédération française du bâtiment (FFB) ont procédé à une lecture très attentive du formulaire avant de faire part de leurs propositions », observe Florence Trinh.

Un succès qui dépasse les frontières régionales

Ces actions concertées ont abouti à la réunion d’une centaine de personnes le 28 février 2003. Les trois quarts des présidents de CAO, ainsi que les organismes socioprofessionnels et les chambres consulaires en faisaient partie. Tous ont participé au peaufinage du formulaire qui a ensuite été renvoyé à toutes les collectivités locales et établissements publics bourguignons. Le document final, utilisé depuis fin mars, fait figurer toutes les informations utiles, mais seulement celles-ci, dans le respect des dispositions simplifiées du nouveau code des marchés publics. Il a la particularité de contenir une page spécifique dans laquelle est demandé, en gros et gras, de décrire précisément trois références de nature et d’importance comparables à chacun des lots pour lesquels une entreprise se présente, de moins de 5 ans pour les travaux, et de moins de trois ans pour les fournitures et services. Un designer travaillant au service de la communication du conseil régional a été mis à contribution pour améliorer la lisibilité du formulaire.

Aux dires de Florence Trinh, l’accueil est enthousiaste autant du côté des collectivités, de l’administration d’Etat déconcentrée que des entreprises. Déjà, certaines villes hors de la région ont pris contact pour obtenir un formulaire de candidature. « Le document commence à connaître une seconde vie au-delà des frontières de Bourgogne », commente René Delatte avant d’ajouter que la copie a été transmise dernièrement à l’AMF, à l’ARF (Association des régions de France) et l’ADF (Assemblée des départements de France), ainsi qu’au ministère des finances. « La direction générale de la comptabilité publique a répondu qu’elle portait un œil très attentif à cette initiative », souligne le maire de Saint Apollinaire. Dans la perspective du relèvement des seuils de procédures d’appel d’offres, prévu par le projet de décret réformant le code actuel, le formulaire devrait s’avérer un outil précieux. En effet, il doit être impérativement rempli par les entreprises qui souhaitent répondre à un marché sans formalités préalables en Bourgogne et sera utilisé pour tous les marchés dématérialisés. « Il est le sésame qui ouvre aux candidats potentiels la porte leur permettant de déposer une offre », commente Florence Trinh.

Contact

Florence Trinh

Direction des marchés publics

Conseil régional de Bourgogne

Tél : 03 80 44 33 00

Mél : sroisot@cr-bourgogogne.fr

www.cr-bourgogne.fr/

Les nouveaux formulaires présentés par le ministère des finances :

www.finances.gouv.fr/minefi/services/formulaires/index.htm
 
 
Sandrine Dyckmans © Achatpublic.com - le 14/04/2003