La signature est-elle obligatoire ?

Depuis la réforme du 1er avril 2016*, la signature (électronique ou manuscrite) des offres n'est plus une obligation règlementaire, mais l'acheteur a toujours la possibilité de l'imposer dans le règlement de la consultation. 

Dans le code de la commande publique, la signature n'est obligatoire qu'au stade de l'attribution du contrat, sous forme électronique si l'acheteur l'exige.
*Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics

Sur La salle des marchés achatpublic.com, il est précisé dans la fiche de consultation si la signature électronique est obligatoire ou pas.

Si la signature est obligatoire, un message vous indiquera lors du dépôt de vos offres si les documents sont non-signés ou mal signés. Il est pertinent de vérifier dans les documents de la consultation si la signature est obligatoire sur certains documents.

Comment signer vos PDF au format PADES ?

Vous pouvez signer vos PDF au format PADES depuis la plateforme achatpublic.com ou via adobe. La signature est visible dans le document (pas de fichier de signature attaché).

Depuis la plateforme achatpublic.com, le format de signature PADES est proposé automatiquement lors de la signature de vos documents PDF de moins de 15 Mo (si le document PDF est supérieur à 15 Mo, seul le format CADES est possible). Les fichiers au format PDF seront reconnus automatiquement par l'outil de signature et seront signés en PADES. Si le document est signé en dehors de la plateforme, la signature est notée incomplète mais cela ne remet pas en cause sa validité.

Qu'est-ce qu'un certificat de signature électronique ?

Un certificat de signature électronique s’apparente à une carte d’identité électronique (nom et prénom de la personne, nom de l’entreprise, …).
Il est personnel et délivré généralement sur un support physique sécurisé (clé USB ou carte à puce essentiellement) ou peut être disponible en ligne.

Dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, l'entreprise candidate obtiendra un certificat de signature pour l'un de ses membres, à savoir une personne habilitée à engager son entreprise dans la réponse à un marché public.
Si vous disposez d’un certificat de signature délivré sur un support physique, vous pourrez apposer votre signature depuis le bouton ‘signer’ de l’application. Votre certificat sera automatiquement proposé comme choix de signature.

Attention, si vous disposez d’un module de signature électronique en ligne, vous ne pourrez pas apposer votre signature depuis le bouton ‘signer’ de l’application et vous devrez signer vos documents en amont de votre procédure de dépôt.

Comment se procurer un certificat de signature électronique ?

Un certificat s’obtient auprès d’une autorité de certification dont le métier consiste à vérifier l’identité du demandeur (votre nom, votre fonction, le nom de votre société ou de votre organisme…) avant de lui délivrer deux éléments complémentaires : une carte à puce ou une clef USB contenant une clef privée, qui est propre au porteur et qui ne peut jamais être vue d’un tiers ; un certificat contenant la clef publique correspondant à la clef privée, ainsi que des informations d’identité sur le porteur et des dates de validité. L’autorité de certification à laquelle vous demanderez votre certificat s’engagera sur les informations que vous lui aurez fournies. Elle mettra à jour votre certificat en cas de modification de vos données personnelles, ou si vous révoquez votre outil de certification.

Vous devez donc vous mettre en relation avec une autorité de certification afin d’obtenir votre certificat de signature.

Il faut acheter une signature électronique au minimum avancée reposant sur un certificat qualifié, conforme au règlement eIDAS (Règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur qui est entré en vigueur le 17 septembre 2014).

Dans la commande publique en France, sont autorisées :

• Soit la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3)
• Soit la signature électronique qualifiée (niveau 4)

Pour vous procurer un certificat de signature électronique conforme au règlement eIDAS et contacter les autorités de certification

• https://www.lsti-certification.fr/fr/eidas/ – liste des prestataires de service de confiance française. L’entreprise LSTI se charge pour l’Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) de recenser les prestataires de service de confiance conforme au Règlement « eIDAS ».
• https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR - listes de confiance nationales mis à disposition par la Commission européenne