Accompagnement à l'instruction des contrats d'apprentissage

• Organisation d'une session de démonstration de l'outil d'instruction des contrats d'apprentissage

  14 avril 2023 17:20 (heure de Paris)

  • Réponse:
    A la suite de plusieurs demandes en ce sens, AKTO propose aux entreprises le souhaitant de participer à des séances de démonstration de l'outil d'instruction des contrats d'apprentissage. A ce titre, les candidats intéressés sont invités à sélectionner un ou plusieurs créneaux de disponibilités parmi les suivants :
    
    - Le jeudi 20 avril de 10h à 12h et de 15h30 à 17h
    - Le vendredi 21 avril de 11h à 17h
    
    Les candidats indiquent impérativement leur disponibilité par mail à AKTO à l'adresse suivante : marches.publics@akto.fr
    
    Il est précisé que la date limite de remise des offres va être décalée pour prendre en compte le temps nécessaire pour réaliser cette démonstration.

    14 avril 2023 17:20 (heure de Paris)

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• Dans le cas de dossiers papiers, est-ce qu'une prestation de numérisation est demandée ? Est-ce qu'un archivage ou une destruction est prévue ?
  
  Le CCTP indique que le prestataire doit vérifier les informations disponibles et leur exhaustivité par une étude de recevabilité de la demande qui comprend l'analyse de l'entreprise, de l'organisme de formation, du dossier, du contrat. Pour chacun de ces critères (entreprise, organisme de formation, dossier et contrat), en quoi consiste précisément l'analyse ? Quel est le temps consacré aujourd'hui par vos équipes pour traiter ces points ? Comment l'outil informatique permet de réaliser ces analyses ?
  
  Le CCTP indique que le prestataire doit ensuite entreprendre la phase d'ingénierie financière qui comprend l'analyse du coût contrat / coût pédagogique / coût préfecture, l'analyse des frais annexes, l'analyse des données concernant le maître d'apprentissage et la fonction tutorale, et le chiffrage de la formation. Pour chacun de ces points, en quoi consiste précisément le l'analyse ? Quel est le temps consacré aujourd'hui par vos équipes pour traiter ces points ? Comment l'outil informatique permet de réaliser ces analyses ? Les calculs éventuels à opérer sont-ils automatisés dans l'outil de back-office ?
  
  A la fin de l'analyse financière, quel est le livrable attendu ? Validation / Refus ? analyse chiffrée ? avis motivé ?

  31 mars 2023 12:36 (heure de Paris)

  • Réponse:
    Bonjour,
    Non aucune phase de numérisation n'est demandée et / ou archivage.
    L'outil permet un certain nombre de points de contrôle mais l'instruction du contrat consiste à vérifier la conformité ou non des champs présents au CERFA et à la CONVENTION au regard des process / règles légales. La détermination du financement est en partie automatisée mais idem l'instruction du contrat consiste à vérifier la conformité au regard des niveaux de prise en charge déterminé par la branche ou la loi
    A ce jour nous comptons 25 min par contrat pour un instructeur formé
    Le livrable attendu est :
    - Accord si dossier conforme
    - Relance si dossier incomplet
    - Refus si motivé
    

    14 avril 2023 17:07 (heure de Paris)

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• La prestation d'instruction objet du marché est-elle intégralement réalisée aujourd'hui en interne par les équipes d'AKTO ? Si elle est partiellement ou totalement déléguée, quel organisme réalise cette prestation ?
  
  Quel est le temps moyen de traitement d'une demande de financement (pour réaliser la totalité des traitements attendus) ?
  
  Combien cette activité représente d'heures de travail ou ETP mensuellement/annuellement ?
  
  Quels sont les profils des agents actuellement affectés à cette prestation (diplômes, expérience, junior, sénior...) ?
  
  Le CCTP évoque la saisie des dossiers d'instruction individuellement. En quoi consiste cette saisie ? Quel est le format des données reçues et comment faut-il les intégrer dans l'outil de gestion ?
  

  31 mars 2023 12:35 (heure de Paris)

  • Réponse:
    Bonjour,
    A ce jour elle est principalement gérée en interne et en partie en externe.
    Un instructeur formé traite en moyenne 18 contrats / jour soit 25 min / contrat en sachant qu'ils sont à plein temps sur cette mission.
    Les profils sont variés mais avec une appétence pour la gestion administrative et le contrôle.
    Les dossiers à traiter sont pré-saisie via notre portail ou par un collaborateur lorsque les contrats nous parviennent hors portail.

    14 avril 2023 17:07 (heure de Paris)

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• Dans le cas de "relances", pouvez-vous préciser quel moyen est privilégié ? mail ? courrier ? est-ce que cette fonctionnalité est gérée par l'outil de gestion ou doit-elle être pilotée par le prestataire ?
  
  Concernant les courriers postaux, ceux-ci doivent-ils être envoyés par le prestataire ou par AKTO ?
  
  Vous faites allusion à une procédure d'instruction dans le CCTP. Est-il possible d'avoir accès a celle-ci ?
  
  Est-il possible de disposer d'un ou plusieurs exemples de dossiers de demandes complets afin de voir le nombre de pièces à instruire, leur format, l'emplacement des informations à contrôler... ?
  
  Peut-on avoir accès à la plateforme d'instruction pour comprendre ses fonctionnalités, ou disposer de visuels des écrans que nos instructeurs seront amenés à utiliser ?
  

  31 mars 2023 12:36 (heure de Paris)

  • Réponse:
    Bonjour,
    
    Les relances sont éditées et transmises de manière dématérialisée via notre outil de gestion. Vous trouverez en PJ de la réponse le process d'utilisation de la plateforme.
    
    Nous pouvons réaliser une démonstration de la solution. Nous allons envoyer une invitation à participer à cette démonstration prochainement.

    14 avril 2023 17:07 (heure de Paris)

    (PDF, 3 Mo) Fichier joint à la réponse : Télécharger

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• Bonjour,
  
  Veuillez trouver ci-joint la liste de nos questions concernant votre appel d'offre.
  
  Vous remerciant par avance de votre retour sur nos questions.
  
  Cordialement,
  
  Le service Appels d'Offres
  

  3 avril 2023 09:38 (heure de Paris)

  (DOCX, 14 Ko) Fichier joint à la question : Télécharger

  • Réponse:
    Bonjour,
    
    Vous trouverez les réponses dans le document en PJ.

    14 avril 2023 17:07 (heure de Paris)

    (PDF, 153 Ko) Fichier joint à la réponse : Télécharger

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• Bonjour,
  Qu'entendez vous par "reduction du nombre de candidats qualifiés" ? Est-ce que cela concerne uniquement si nous faisons appel à de la sous-traitance ?
  Cordialement
  

  11 avril 2023 11:59 (heure de Paris)

  • Réponse:
    Bonjour,
    
    Sauf erreur de notre part, nous ne retrouvons la mention que vous indiquez dans aucun des documents du DCE. Pouvez-vous nous préciser où vous avez lu ce passage s'il vous plait ?

    11 avril 2023 15:16 (heure de Paris)

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• Bonjour,
  Pourriez vous me préciser l'élément de réponse attendu dans la rubrique "titres d'études et professionnels" svp ?
  Qu'est-ce que vous entendez par "titres d'études" et "titres professionnels"
  Je vous remercie
  Bien Cordialement
  
  

  11 avril 2023 11:33 (heure de Paris)

  • Réponse:
    Bonjour, Il s'agit de nous fournir les niveaux de formation (scolaire, professionnelle, etc.) et le niveau d'expérience de votre équipe et notamment de votre équipe encadrante.

    11 avril 2023 15:16 (heure de Paris)

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